Деловая Переписка на Английском | Полезные Правила

Стили коммуникации в англоязычной переписке

На каком языке вы не общались бы и не переписывались, стили речи всегда будут отличаться в зависимости от того, кто ваш собеседник, даже если переписка с коллегой, близким человеком, незнакомцем.

В целом существуют три основных стиля коммуникации:

формальный язык;

нейтральный;

неформальный язык.

Раньше большинство компаний в переписке с коллегами и партнёрами использовали формальную коммуникацию, однако сегодня тенденции изменились. Всё чаще встречается нейтральный, а иногда и неформальный (в том числе часть корпоративной культуры организации) стиле.

Главные отличия между ними – в длине фраз и сложности лексики. Чем длиннее и сложнее предложение использует собеседник, тем больше между вами дистанция. Как, зная это, удалось подобрать стиль коммуникации, если вы планируете прислать первое письмо незнакомцу? Здесь стоит применить «принцип безопасности» — писать так, словно вы переписываетесь с британской королевой. То есть не рисковать и выбирать формальное и вежливое общение, главными характеристиками которого являются:

Отсутствие каких-либо сокращений. Например, стоит писать не I'm going to…, а I am going to….;

использование нейтральных речевых конструкций, канцеляризмов. Эмоционально окрашенные слова, эпитеты, художественные средства здесь излишни. Также не место в таком письме эмодзи, акронимам, узким терминам;

чёткость и однозначность формулировок. Перед отправкой письма ещё раз его перечитайте и задайте себе вопрос: «А собеседник точно поймёт, о чём я ему пишу?». Если ответ "Не факт", то лучше упростить слова, фразы.

Если же в вашей компании приемлемо нейтральное или неформальное общение, то в письмах коллегам можете использовать и жаргонизмы, и эмодзи. В частности, есть компании, работники которых между собой общаются не по именам, а по никнеймам, и это нормально для них.

При общении с иностранцами, в частности, британцами, следует выбирать другую тактику - быть более мягким, более осторожным в высказываниях, оставлять определённую нотку сомнения, выбрав нейтральный тон. Уместно будет подать отказ из-за фразы типа “I don't think it's a good idea”.

Повышайте свой уровень английского с лучшими репетиторами!

Хотите усовершенствовать английский? Выберите идеального репетитора

Выбрать репетитора

Общие правила переписки на английском

Длинные и сложные предложения в формальной переписке – это норма. Но есть ограничения – Кембриджский университет рекомендует в одной фразе писать не больше 25 слов. Это связано с тем, как мы воспринимаем информацию.

Один абзац = одна мысль. Важно, чтобы абзац начинался с тематического предложения, чтобы сразу объяснить человеку, о чём здесь будет идти речь.

Никаких сокращений слов.

Больше модальных глаголов.

Использование нейтральной лексики, без эмоциональной окраски.

Тема письма должна суммировать всё, что в нём сказано.

Меньше персонализации. Деловую коммуникацию лучше вести не от себя, а от имени компании, больше употребляя слово "мы", а не "я".

И ещё не правило, а скорее рекомендация: не обозначайте письмо как “high priority”, если оно не требует мгновенного ответа. И не используйте сервисы для уведомлений о судьбе письма.

Как закончить деловое письмо на английском?

В последнем абзаце нужно писать: feel free to contact us in case you have any questions. Обращайтесь в случае возникновения любых вопросов. Или следующие выражения, в случае если вы хотите приложить дополнительные документы, фотографии: «I am enclosing…» или «Please find the enclosed/attached …»

Завершение письма зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша откровенность для незнакомого человека может оказаться достаточно подозрительной и вызывать смущение.