Казалось бы, деловая переписка на английском языке - не тот навык, на прокачку которого нужно уделять много времени. Однако даже на родном языке не все могут написать чёткое и понятное письмо, которое побуждает адресата к положительному ответу.
Что уж говорить об английском с его вековыми традициями деловой переписки. Давайте разберёмся, как вести деловую переписку на английском, кому писать, как королю, и какие темы лучше не поднимать в деловых письмах.
На каком языке вы не общались бы и не переписывались, стили речи всегда будут отличаться в зависимости от того, кто ваш собеседник, даже если переписка с коллегой, близким человеком, незнакомцем.
В целом существуют три основных стиля коммуникации:
Раньше большинство компаний в переписке с коллегами и партнёрами использовали формальную коммуникацию, однако сегодня тенденции изменились. Всё чаще встречается нейтральный, а иногда и неформальный (в том числе часть корпоративной культуры организации) стиле.
Главные отличия между ними – в длине фраз и сложности лексики. Чем длиннее и сложнее предложение использует собеседник, тем больше между вами дистанция. Как, зная это, удалось подобрать стиль коммуникации, если вы планируете прислать первое письмо незнакомцу? Здесь стоит применить «принцип безопасности» — писать так, словно вы переписываетесь с британской королевой. То есть не рисковать и выбирать формальное и вежливое общение, главными характеристиками которого являются:
Если же в вашей компании приемлемо нейтральное или неформальное общение, то в письмах коллегам можете использовать и жаргонизмы, и эмодзи. В частности, есть компании, работники которых между собой общаются не по именам, а по никнеймам, и это нормально для них.
При общении с иностранцами, в частности, британцами, следует выбирать другую тактику - быть более мягким, более осторожным в высказываниях, оставлять определённую нотку сомнения, выбрав нейтральный тон. Уместно будет подать отказ из-за фразы типа “I don't think it's a good idea”.
И ещё не правило, а скорее рекомендация: не обозначайте письмо как “high priority”, если оно не требует мгновенного ответа. И не используйте сервисы для уведомлений о судьбе письма.
В последнем абзаце нужно писать: feel free to contact us in case you have any questions. Обращайтесь в случае возникновения любых вопросов. Или следующие выражения, в случае если вы хотите приложить дополнительные документы, фотографии: «I am enclosing…» или «Please find the enclosed/attached …»
Завершение письма зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully», если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely» для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша откровенность для незнакомого человека может оказаться достаточно подозрительной и вызывать смущение.
