Ділова листування англійською | Корисні правила

Стилі комунікації в англомовному листуванні

Якою мовою ви не спілкувалися б і не переписувалися, стилі промови завжди відрізнятимуться залежно від того, хто ваш співрозмовник, навіть якщо листування з колегою, близькою людиною, незнайомцем.

Загалом існують три основні стилі комунікації:

формальна мова;

нейтральний;

неформальна мова.

Раніше більшість компаній у листуванні з колегами та партнерами використовували формальну комунікацію, проте сьогодні тенденції змінилися. Дедалі частіше зустрічається нейтральний, котрий іноді неформальний (зокрема частина корпоративної культури організації) стилі.

Головні відмінності між ними – у довжині фраз та складності лексики. Чим довша і складніша пропозиція використовує співрозмовник, тим більша між вами дистанція. Як, знаючи це, вдалося підібрати стиль комунікації, якщо ви плануєте надіслати перший лист до незнайомця? Тут варто застосувати «принцип безпеки» — писати так, ніби ви листуєтеся з британською королевою. Тобто не ризикувати та обирати формальне та ввічливе спілкування, головними характеристиками якого є:

відсутність будь-яких скорочень. Наприклад, варто писати не I'm going to…, а I am going to…;

використання нейтральних мовних конструкцій, канцеляризмів. Емоційно забарвлені слова, епітети, художні засоби тут зайві. Також не місце у такому листі емоджі, акронімам, вузьким термінам;

чіткість та однозначність формулювань. Перед відправкою листа ще раз його перечитайте і запитайте: «А співрозмовник точно зрозуміє, про що я йому пишу?». Якщо відповідь "Не факт", то краще спростити слова, фрази.

Якщо ж у вашій компанії прийнятне нейтральне чи неформальне спілкування, то у листах колегам можете використовувати і жаргонізми, і емоджі. Зокрема є компанії, працівники яких між собою спілкуються не за іменами, а за нікнеймами, і це нормально для них.

При спілкуванні з іноземцями, зокрема, британцями, слід вибирати іншу тактику - бути м'якшим, обережнішим у висловлюваннях, залишати певну нотку сумніву, вибравши нейтральний тон. Доречно буде подати відмову через фразу типу “I don't think it's a good idea”.

Підвищуйте свій рівень англійської з найкращими репетиторами!

Хочете вдосконалити свою англійську ? Виберіть ідеального репетитора!

Обрати репетитора

Загальні правила листування англійською

Довгі та складні пропозиції у формальному листуванні – це норма. Але є обмеження – Кембридський університет рекомендує в одній фразі писати не більше ніж 25 слів. Це з тим, як ми сприймаємо інформацію.
Один абзац = одна думка. Важливо, щоб абзац починався з тематичної пропозиції, щоб одразу пояснити людині, про що тут йтиметься.

Жодних скорочень слів.

Більше модальних дієслів.

Використання нейтральної лексики, без емоційного забарвлення.

Тема листа має підсумовувати все, що сказано.

Менше персоналізації. Ділову комунікацію краще поводити не від себе, а від імені компанії, більше вживаючи слово "ми", а не "я".

І ще не правило, а скоріше рекомендація: не позначайте листа як “high priority”, якщо він не вимагає миттєвої відповіді. І не використовуйте послуги для повідомлень про долю листа.

Як закінчити лист англійською?

В останньому абзаці потрібно писати: feel free to contact us in case you have any questions. Звертайтеся у разі виникнення будь-яких питань. Або такі вирази, якщо ви хочете додати додаткові документи, фотографії: «I am enclosing…» або «Please find the enclosed/attached …»

Завершення листа залежить від ваших стосунків із адресатом. Використовуйте "Yours faithfully", якщо ви не знаєте людину, до якої звертаєтесь, та "Yours sincerely" для адресатів, яких знаєте добре. І не переплутайте! Так як ваша відвертість для незнайомої людини може виявитися досить підозрілою і викликати збентеження.