delovaya-perepiska-na-anglijskom

Ділове листування англійською мовою

Здавалося б, ділове листування англійською мовою - не та навичка, на прокачування якої потрібно приділяти багато часу. Однак навіть рідною мовою не всі можуть написати чіткий і зрозумілий лист, який спонукає адресата до позитивної відповіді.

Що вже говорити про англійську з його віковими традиціями ділового листування. Давайте розберемося, як вести ділове листування англійською, кому писати, як королю, і які теми краще не порушувати в ділових листах.

Стилі комунікації в англомовному листуванні

Якою мовою ви не спілкувалися б і не переписувалися, стилі промови завжди відрізнятимуться залежно від того, хто ваш співрозмовник, навіть якщо листування з колегою, близькою людиною, незнайомцем.

Загалом існують три основні стилі комунікації:

  • формальна мова;
  • нейтральний;
  • неформальна мова.

Раніше більшість компаній у листуванні з колегами та партнерами використовували формальну комунікацію, проте сьогодні тенденції змінилися. Дедалі частіше зустрічається нейтральний, котрий іноді неформальний (зокрема частина корпоративної культури організації) стилі.

Головні відмінності між ними – у довжині фраз та складності лексики. Чим довша і складніша пропозиція використовує співрозмовник, тим більша між вами дистанція. Як, знаючи це, вдалося підібрати стиль комунікації, якщо ви плануєте надіслати перший лист до незнайомця? Тут варто застосувати «принцип безпеки» — писати так, ніби ви листуєтеся з британською королевою. Тобто не ризикувати та обирати формальне та ввічливе спілкування, головними характеристиками якого є:

  • відсутність будь-яких скорочень. Наприклад, варто писати не I'm going to…, а I am going to…;
  • використання нейтральних мовних конструкцій, канцеляризмів. Емоційно забарвлені слова, епітети, художні засоби тут зайві. Також не місце у такому листі емоджі, акронімам, вузьким термінам;
  • чіткість та однозначність формулювань. Перед відправкою листа ще раз його перечитайте і запитайте: «А співрозмовник точно зрозуміє, про що я йому пишу?». Якщо відповідь "Не факт", то краще спростити слова, фрази.
  • Якщо ж у вашій компанії прийнятне нейтральне чи неформальне спілкування, то у листах колегам можете використовувати і жаргонізми, і емоджі. Зокрема є компанії, працівники яких між собою спілкуються не за іменами, а за нікнеймами, і це нормально для них.

При спілкуванні з іноземцями, зокрема, британцями, слід вибирати іншу тактику - бути м'якшим, обережнішим у висловлюваннях, залишати певну нотку сумніву, вибравши нейтральний тон. Доречно буде подати відмову через фразу типу “I don't think it's a good idea”.

Загальні правила листування англійською

Довгі та складні пропозиції у формальному листуванні – це норма. Але є обмеження – Кембридський університет рекомендує в одній фразі писати не більше ніж 25 слів. Це з тим, як ми сприймаємо інформацію.
Один абзац = одна думка. Важливо, щоб абзац починався з тематичної пропозиції, щоб одразу пояснити людині, про що тут йтиметься.

  • Жодних скорочень слів.
  • Більше модальних дієслів.
  • Використання нейтральної лексики, без емоційного забарвлення.
  • Тема листа має підсумовувати все, що сказано.
  • Менше персоналізації. Ділову комунікацію краще поводити не від себе, а від імені компанії, більше вживаючи слово "ми", а не "я".
  • І ще не правило, а скоріше рекомендація: не позначайте листа як “high priority”, якщо він не вимагає миттєвої відповіді. І не використовуйте послуги для повідомлень про долю листа.

Як закінчити лист англійською?

В останньому абзаці потрібно писати: feel free to contact us in case you have any questions. Звертайтеся у разі виникнення будь-яких питань. Або такі вирази, якщо ви хочете додати додаткові документи, фотографії: «I am enclosing…» або «Please find the enclosed/attached …»

Завершення листа залежить від ваших стосунків із адресатом. Використовуйте "Yours faithfully", якщо ви не знаєте людину, до якої звертаєтесь, та "Yours sincerely" для адресатів, яких знаєте добре. І не переплутайте! Так як ваша відвертість для незнайомої людини може виявитися досить підозрілою і викликати збентеження.

8 листопада
Роман avatar
Роман
Автор статті